Manajemen Komunikasi, merupakan pendistibusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya kertelibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan komunikasi (communication planning), pendistribusian informasi (information distribution), pelaporan kinerja (performace reporting) dan klosur administrasi (administrative closure).
Komunikasi adalah hal yang penting dalam menjamin proses pelaksanaan proyek berjalan dengan baik. Banyaknya pihak yang terlibat akan semakin membuat proses komunikasi akan semakin kompleks.
Proyek yang sukses ditandai dengan tim yang efektif. Tim tersebut terbentuk dengan pola kerja yang baik dimana melibatkan interaksi komunikasi yang juga efektif. Hal ini berarti komunikasi menentukan dalam kesuksesan proyek.
Masalah komunikasi tidak hanya dilihat dari proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak yang lain. Tapi juga jumlah pihak yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut. Pada jumlah pihak yang terlibat hanya dua orang, maka jalur komunikasi yang terbentuk adalah hanya satu jalur. Pada jumlah pihak yang terlibat adalah tiga orang, maka jalur yang terbentuk adalah tiga jalur. Sedangkan jika jumlah pihak yang terlibat adalah empat orang, maka jumlah jalur yang terbentuk adalah enam jalur. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Jalur komunikasi yang terbentuk
Sekarang kita tinjau kasus yang riel di proyek. Menurut Anda, untuk kasus yang sederhana seperti menyelesaikan kasus review design struktur, berapa orang yang terlibat? Biasanya yang terlibat adalah :
§ Dari pihak kontraktor melibatkan Project Manager, Site Manager, Site Engineer, dan Drafter.
§ Dari pihak Perencana melibatkan Project engineer
§ Dari pihak Manajemen Konstruksi umumnya melibatkan Team Leader, dan Structural Engineer
§ Dari pihak Owner melibatkan Project Manager.
Dari uraian di atas untuk kasus review design struktur akan melibatkan delapan orang. Lalu berapa jalur atau channel yang terjadi selama proses komunikasinya?
Suatu referensi memberikan suatu rumus untuk menghitung jalur komunikasi / channel yang mungkin terbentuk berdasarkan fungsi jumlah orang yang terlibat dalam suatu proses komunikasi. Adapun rumusnya adalah:
Number of Communication Channel = n ( n-1) / 2
Kita kembali pada kasus reviem design yang sering terjadi di proyek. Di sana telah disebutkan bahwa proses tersebut melibatkan delapan orang. Maka jalur komunikasi yang terbentuk adalah 8x(8-1)/2 = 28 jalur / channel. Suatu jumlah yang sangat banyak untuk dikendalikan agar pesan dalam suatu proses dapat tersampaikan sesuai dengan yang diinginkan. Inilah salah satu tantangan yang harus dikendalikan dalam komunikasi.
Rumus ini mungkin juga menjawab pertanyaan kenapa peserta dalam rapat sebaiknya dibatasi 5 atau 7 orang. Pada rapat akan terjadi komunikasi tidak hanya antara pemimpin rapat dan anggota rapat, tapi juga antar sesama anggota rapat. Pada peserta rapat 5 orang, jalur komunikasi yang terbentuk adalah 5x(5-1)/2 = 10 jalur. Sedangkan pada jumlah peserta 7 orang, jalur komunikasi yang terbentuk adalah 7x(7-1)/2 = 21 jalur. Bisa jadi 21 jalur adalah batasan jalur komunikasi yang paling maksimum agar rapat dapat berjalan dengan efektif. Bayangkan jika rapat proyek yang biasa dilakukan melibatkan 15 orang. Mari kita hitung. 15x(15-1)/2 = 105 jalur komunikasi. Rapatnya akan berjalan begitu rumit untuk dikendalikan, mungkin akan seperti debat kusir karena sulitnya pengendalian proses rapat. Pemahaman antar orang dan pihak yang terlibatpun bisa saja berbeda-beda seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut:
Memahami rumus tersebut akan membawa kita pada pemahaman yang baik dalam mengelola komunikasi yang efektif di proyek. Disarankan untuk memecah jalur tersebut sehingga jalur yang terjadi sesedikit mungkin. Pada kasus di atas, bisa jadi caranya adalah masing-masing pihak menetapkan satu orang personil yang ditunjuk untuk diskusi awal mengenai review design. Ini berarti akan melibatkan orang saja yang terlibat sehingga jumlah jalur yang terbentuk adalah hanya enam jalur. Tentu lebih gampang untuk dikendalikan. Setelah terjadi kesepakatan dan dibuat tertulis, baru diangkat ke level di atasnya untuk disetujui bersama.
Rasanya masih ada teknik-teknik lain dalam rangka mengelola komunikasi yang efektif. Hal yang terpenting adalah pemahaman akan pentingnya mengelola proses komunikasi yang terjadi pada proyek, terutama proyek-proyek besar yang melibatkan lebih banyak pihak yang terkait. Informasi pada tulisan ini mungkin dapat berguna dalam membuat struktur organisasi proyek serta dalam membentuk tim khusus yang menangani masalah tertentu di proyek.
Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya.
Gunakan Template dalam Komunikasi Proyek
· Kebanyakan orang teknis enggan meminta pertolongan
· Menggunakan template dalam berkomunikasi dapat membuat penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.
· Organisasi dapat membuat templatenya sendiri atau meniru dari orang lain
Menggunakan Software untuk Membantu dalam Komunikasi Proyek
· Ada banyak perangkat lunak untuk membantu komunikasi proyek
· Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi virtual
· Edisi enterprise proyek mencakup fitur untuk pengelolaan portofolio, pengelolaan sumber daya, dan kolaborasi
Daftar Pusaka
http://manajemenproyekindonesia.com/?p=954
http://informatika.web.id/1637.html
http://krisdianprabowo.blogspot.co.id/2014/01/11-project-communication-management.html
http://dinus.ac.id/repository/docs/ajar/communication-project-management.pptx
